TOMA DE DECISIONES

TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones se define como la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos de dirección o reputación. La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas.

La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún cuando no se evidencie un conflicto latente). La toma de decisiones a nivel individual es caracterizada por que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una decisión a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, ésta deberá ser capaz de resolverlo individualmente a través de tomar decisiones con ese especifico motivo.

Las decisiones se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes aspectos, como lo es la frecuencia con la que presentan. Se clasifican en cuanto a las circunstancias que afrontan estas decisiones sea cual sea la situación para decidir y como decidir por lo que se clasifican en:

Decisiones programadas: Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas.

Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen alternativas.

Decisiones no programadas: Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece trato especial, deberá ser manejado como una decisión no programada.

El proceso que conduce a la toma de decisión:

1. Elaboración de premisas
2. Identificación de alternativas
3. Evaluación de las alternativas, en términos de metas que se desea alcanzar
4. Selección de una alternativa, es decir tomar una decisión

LA PLANEACIÓN Y SU APLICACIÓN EN ÁREAS FUNCIONALES

LA PLANEACIÓN Y SU APLICACIÓN EN ÁREAS FUNCIONALES

Las áreas funcionales de una organización se constituyen para responsabilizarse de la unificación de actividades homogéneas que permiten la integración de equipos de trabajo que tienen como fin último el logro de objetivos, metas y estrategias propuestas en un plan.

La etapa de planeación es el inicio del proceso administrativo fundamental de cualquier organización pública o privada, con o sin fines de lucro, en la cual se diseñan los objetivos, se definen estrategias y se designan recursos para su implementación.

Es por esto que para los pequeños empresarios es sumamente útil implementar la planificación en las distintas áreas funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas.

Área de contabilidad, costos y presupuestos

· El presupuesto y el flujo de efectivo: Resume las necesidades de efectivo que tendrá la empresa en el periodo planificado.

Área de mercado

· Plan Mercado: Incluye un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y área territorial que se proyecta cubrir en el periodo planificado.

Área de producción

· Programa de Producción: Consiste en determinar todas las actividades requeridas para la producción y los recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas.

Área de personal

· Plan de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario para llevar a cabo actividades de la empresa.

ANÁLISIS FODA

ANÁLISIS FODA

FODA (en inglés SWOT), es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc.).

El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno. Lo anterior significa que el análisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa.

La parte externa mira las oportunidades que ofrecen el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aquí usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningún control directo.

Fortalezas y Debilidades

Considere áreas como las siguientes:

· Análisis de Recursos: Capital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activos no tangibles.
· Análisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad.
· Análisis de Riesgos: Con relación a los recursos y a las actividades de la empresa.
· Análisis de Portafolio: La contribución consolidada de las diferentes actividades de la organización.

Fortalezas Organizacionales Comunes

Cuando una determinada fortaleza es poseída por un gran número de empresas competidoras. La paridad competitiva se da cuando un gran número de empresas competidoras están en capacidad de implementar la misma estrategia.

Fortalezas Distintivas

Cuando una determinada fortaleza es poseída solamente por un reducido número de empresas competidoras. Las empresas que saben explotar su fortaleza distintiva, generalmente logran una ventaja competitiva y obtienen utilidades económicas por encima del promedio de su industria.

Fortalezas de Imitación de las Fortalezas Distintivas

Es la capacidad de copiar la fortaleza distintiva de otra empresa y de convertirla en una estrategia que genere utilidad económica. La ventaja competitiva será temporalmente sostenible, cuando subsiste después que cesan todos los intentos de imitación estratégica por parte de la competencia.

Oportunidades y Amenazas

Las oportunidades organizacionales se encuentran en aquellas áreas que podrían generar muy altos desempeños. Las amenazas organizacionales están en aquellas áreas donde la empresa encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeño por lo cual se consideran las siguientes:

· Análisis del Entorno: Estructura de su industria (Proveedores, canales de distribución, clientes, mercados, competidores).
· Grupos de interés: Gobierno, instituciones públicas, sindicatos, gremios, accionistas, comunidad.
· El entorno visto en forma más amplia: Aspectos demográficos, políticos, legislativos, etc.

MÉTODO DE PLANEACIÓN

MÉODO DE PLANEACIÓN

Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario, primordialmente, estudiar su situación actual, la respuesta del mercado de que se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que el medio le ofrece.

Los aspectos fundamentales de un proceso de planeación son:

1. Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar;
2. Determinar cuales son las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos;
3. Identificar cuales son los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente definidas;
4. Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas.
5. Asignar a cada miembro del equipo de trabajo, responsabilidades específicas para cada actividad a desarrollar.

MÉTODOS CUALITATIVOS DE LA PLANEACIÓN

MÉTODOS CUALITATIVOS

Métodos cualitativos (técnicas heurísticas) Primero observemos que la heurística es una regla empírica la cual nos ayuda a mejorar un aspecto determinado de un modelo. Estos métodos se enfocan en las cualidades de las cosas.

Los grupos T son instrumentos para el cambio esencialmente controlados, que brindan oportunidades para el autoconocimiento y el auto desarrollo. Aumentan la conciencia de sí mismo y la percepción de la influencia de la conducta propia sobre los demás.

Los grupos T ayudan al individuo a concientizar y comprender los diversos aspectos de la conducta propia, para luego introducir cambios en ella. Esos diversos aspectos de la conducta se pueden graficar.

Los principales métodos cualitativos son:

a) Investigación acción: Se trata de una investigación que intenta promover que un colectivo social identifique problemas y busque las vías de solucionarlos, mediante procedimientos de acción sistemática y reflexión sostenida.

b) Método biográfico, o historias de vida: Se refiere un camino sociológico, en el cual se interpreta uno o varios relatos de vida, para interpretar aspectos globales de la vida social, tales como movilidad social, inmigración, estructura de empleos, etc. Este método requiere de una doble hermenéutica, donde el entrevistado interpreta su vida, y el investigador interpreta esa interpretación.

c) Evaluación iluminativa: Se trata de la aplicación de los métodos cualitativos en el contexto de la evaluación educativa. Los miembros de una institución educativa intentan comprender, desde las perspectivas personales, las profundidades de una situación. Desde allí, se planificará y desarrollará un conjunto de acciones compartidas, dirigidas a la solución de problemas específicos.

d) Método comparativo continuo: Se trata de estudiar grupos humanos concretos, sobre cuyo comportamiento se generará una explicación razonable. Para ello, se hace un cuidadoso acopio de los datos, llevándolos cada vez más hacia una progresiva generalización, una elaboración teórica.

e) Método etnográfico: Se trata de una descripción con profundidad de un grupo humano, con el fin de detectar estructuras que no se ven a simple vista. Para ello, se parte de la determinación de los puntos de vista de las personas involucradas con la situación y, a partir de allí, ir develando poco a poco las relaciones que subyacen a ese grupo humano.

TÉCNICAS DE INGENIERÍA ECONÓMICA DE LA PLANEACIÓN

TÉCNICAS DE INGENIERÍA ECONÓMICA DE LA PLANEACIÓN

Este es el término aplicado a todas las acciones que identifican, localizan y eliminan el coste innecesario en un diseño, en el desarrollo, obtención, manufactura y entrega de un producto o servicio, sin sacrificar la calidad esencial, confiabilidad, rendimiento o aspecto del mantenimiento.

Método del valor presente neto, el método del Valor Presente Neto es muy utilizado por dos razones, la primera porque es de muy fácil aplicación y la segunda porque todos los ingresos y egresos futuros se transforman a pesos de hoy y así puede verse, fácilmente, si los ingresos son mayores que los egresos.

El análisis del punto de equilibrio es un método de Planeación Financiera, que tiene por objeto, proyectar el nivel de ventas netas que necesita una empresa, para no perder no ganar, en una economía con estabilidad de precios para tomar decisiones y alcanzar objetivos.

El punto de equilibrio o punto de Ruptura o punto de quiebra es el punto donde el importe de las ventas netas absorbe los costos variable y los costos fijos, es decir, es el momento económico donde se produce un equilibrio entre los ingresos y los costos totales, en ese punto se ha dejado de tener pérdida y no se ha empezado a tener beneficio.

MÉTODOS CUANTITATIVOS DE LA PLANEACIÓN

MÉTODOS CUANTITATIVOS PLANEACIÓN

Estos métodos también son conocidos como ciencia de la administración e investigación de operaciones.

La matriz de resultados: Es un instrumento para mostrar los posibles resultados que se consiguen al seguir cursos alternativos de acción(estrategas)en diferentes circunstancias(estados de la naturaleza).El valor esperado total de cada estrategia se da con la suma de los resultados de la compañía recibirá de aplicar cada estrategia en los tres estados de la naturaleza(baja, mediana y alta).

El árbol de decisiones: Este es un método cuantitativo, en la cual mediante una representación grafica de análisis, se prepara una matriz de resultados con valores esperados. Este se obtiene al multiplicar el valor condicional de un resultado por la probabilidad que ocurra. Este árbol, describe cada alternativa o estrategia como la rama de un árbol. Así podemos ver los valores condicionales, los pesos proporcionados por las probabilidades asignadas y el valor esperado final de cada rama.

TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN

TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. En este trabajo estudiaremos las técnicas más usadas como son las siguientes:

· Manuales de Objetivos y Políticas.
· Diagrama de Proceso y de Flujo.
· Graficas de Gantt.
· PERT.
· CPM (Método de Ruta Crítica).
· Manuales

Manuales: Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. Manuales de Objetivos y Políticas.

Existen diversos tipos de manuales; mencionaremos aquí tan sólo algunos de los principales:

a) Manual de objetivos y políticas: Como su nombre lo indica, reúnen un grupo de objetivos propios de la empresa, clasificados por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos, y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.
b) Manuales departamentales: Son aquellos en que se recogen todas las políticas, reglas, etc., aplicables en cada departamento determinado.
c) Manuales del empleado o de bienvenida: Suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.
d) Manuales de organización: Son como una explicación, ampliación y comentario de las cartas de organización.

Ventajas de la disposición y Uso de Manuales.

Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado serían difíciles reunir. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

Diagrama de proceso: Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos.
Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es más clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones se emplean de manera amplia en los trabajos administrativos; y de oficina.

Los pasos esenciales en todo proceso son cinco:

· Operaciones como son escribir documentos, hacer cálculos, ‘c registrar sellar, etc. Se representan con un circulo (™).
· Transportes como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar al archivo ciertas formas, etc. Se indican con una flecha (“).
· Inspecciones: como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de su firma, etc. Su símbolo es (£).
· Demoras: como cartas dejadas en “charola de salida”, documentos en espera de tramite, etc. Se simbolizan con una letra D.
· Almacenamiento: como documentos en el archivo. Su símbolo es un triangulo (r).

Graficas de Gantt: Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo. Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

Una ventaja importante de los gráficos Gantt es que ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas. A diferencia con los gráficos PERT los gráficos Gantt no muestran demasiado bien la dependencia que existe entre tareas diferentes.

PERT (evaluación de programa y técnica de revisión): Parar ilustrar los acontecimientos en los gráficos PERT se ha utilizado una gran variedad de símbolos: círculos, cuadrados y similares. En los gráficos PERT, estos acontecimientos reciben a menudo el nombre de nodos. Cada nodo esta dividido en tres secciones.

La parte izquierda del nodo incluye el número de identificación del acontecimiento. Este número por lo general hace referencia a una leyenda que define explícitamente el acontecimiento. Las partes derecha superior y derecha inferior del nodo se usan para anotar los tiempos máximo y mínimo de finalización del acontecimiento.

En un grafico PERT, las tareas (llamadas también actividades) se presentan mediante una flecha entre nodos. “Una tarea es una actividad del proyecto (o un conjunto de actividades)” En la flecha, se incluyen una letra de identificación de la tarea y la duración esperada de la misma. La dirección de la flecha indica que acontecimiento debe ser completado antes que el otro. La duración de la tarea resulta en la terminación del nodo siguiente.

Los requisitos de tiempo de los proyectos deben ser calculados por estimación. Con estimación se refiere a hacerse como se pueda. Un buen director de proyectos analista de sistemas se basa en sus datos y su experiencia en otros proyectos anteriores.

Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un gráfico PERT, son necesarios cinco pasos:

1. Hacer una lista de todas las tareas y acontecimientos del proyecto.
2. Determinar las dependencias entre las tareas.
3. Para cada tarea, se anotan las tareas que han de completase antes y después de la terminación de la tarea en concreto.
4. Hacer una estimación de la duración de cada tarea.
5. Esta estimación se realiza de la siguiente manera:
Calcular la cantidad mínima de tiempo que llevaría realizar la tarea, que recibe el nombre de tiempo óptimo (TO).

CPM (método de ruta crítica): El CPM es idéntico al PERT en concepto y metodología. La diferencia principal entre ellos es simplemente el método por medio del cual se realizan estimados de tiempo para las actividades del proyecto. Con CPM, los tiempos de las actividades son determinísticos. Con PERT, los tiempos de las actividades son probabilísticos o estocásticos.

El método del camino crítico es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.

El PERT/CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retardos. CPM también considera los recursos necesarios para completar las actividades. En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la programación sea difícil. El CPM identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones causarán problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.

Finalmente, el CPM proporciona una herramienta para controlar y monitorear el progreso del proyecto. Cada actividad tiene su propio papel en éste y su importancia en la terminación del proyecto se manifiesta inmediatamente para el director del mismo.

Diferencias entre PERT Y CPM: Como se indicó antes, la principal diferencia entre PERT y CPM es la manera en que se realizan los estimados de tiempo.

· E1 PERT supone que el tiempo para realizar cada una de las actividades es una variable aleatoria descrita por una distribución de probabilidad.
· E1 CPM por otra parte, infiere que los tiempos de las actividades se conocen en forma determinísticas y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados.

PLANEACIÓN Y SU APLICACIÓN

PLANEACIÓN Y APLICACIÓN

Los planes son esquemas resultantes de la planeación, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeación, vertidas por escrito en un formato, son planes.

Existen algunas observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan, para que su diserto sea efectivo.

1. Autorización. Sólo los planes oficialmente autorizados deben ser elaborados y ejecutados.
2. Objetividad. Debe fundamentarse en datos y elementos cientí­ficos.
3. Actualización. La aplicación de los planes requiere de su adapta­ción constante a los cambios de la empresa.
4. De naturaleza confidencial. Existen ciertas situaciones en el con­tenido del plan que no deben ser conocidas por todos los integrantes de la empresa.
5. Sencillez. Cualquier plan debe ser fácilmente comprensible.
6. Adecuación. Debe adaptarse a las necesidades de quienes lo pon­drán en práctica.
7. Completo. Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos.
8. Ventajoso. Que proporcione ventajas visibles a cada uno de los participantes en su realización.

PRONOSTICO

PRONÓSTICOS

Los pronósticos son predicciones de lo que puede suceder o esperar, son premisas o suposiciones básicas en que se basan la planeación y la toma de decisiones.

Algunos escritores consideran que los modelos de pronósticos son técnicas de la ciencia administrativa por varias razones: muchos métodos de pronósticos se apoyan en técnicas matemáticas complejas; el pronóstico se necesita como elemento de otros modelos y algunos pronósticos son una ayuda esencial en la planeación y solución de problemas.

En realidad, los pronósticos no sólo se utilizan como elemento de los modelos de solución de problemas mediante la ciencia administrativa, sino que establecen además las premisas a partir de las cuales se elaboran los planes y controles.

Dos grandes tipos de pronósticos se emplean como premisas de planeación:

· Los pronósticos de eventos que no serán influenciados por la organización.
· Los pronósticos de eventos que serán influenciados al menos en parte, por el comportamiento de la organización.

Ciertas variables básicas de carácter económico y social no son afectadas por el comportamiento de la organización.Así, los gerentes no necesitan tener en cuenta las posibles acciones de su empresa cuando efectúan predicciones sobre dichas variables. En cambio, investigarán los principales indicadores de nivel gerencial, entre ellos las estadísticas de comercio en la recopilación de la información que necesitan. Por ejemplo: Si los administradores quieren decidir si deben ampliar los servicios de su universidad, las estadísticas federales les darán alguna idea de las tendencias de inscripción universitaria a largo plazo.

Los pronósticos en que repercute el comportamiento de una organización son más difíciles, pues requieren suposiciones acerca de sus acciones y también suposiciones referentes a eventos que escapan a su control. Por ejemplo: Un pronóstico de ventas comienza como un objetivo de la compañía. En el proceso de planeación, los análisis de los gerentes sobre las acciones previstas de la compañía y sobre las respuestas probables de los competidores pueden indicar que los objetivos de ventas no se alcanzarán si no se modifican los programas y políticas actuales.

Dada la importancia de predecir las futuras tendencias económicas y de ventas, hay dos métodos fundamentales que se utilizan en estas áreas. (Pronóstico cualitativo y pronóstico cuantitativo).

a) Pronóstico cualitativo. Este método es apropiado cuando los datos confiables son escasos o difíciles de emplear.
b) Pronóstico cuantitativo. Este hace una extrapolación del pasado o se utiliza cuando se cuenta con suficientes datos estadísticos o confiables para especificar las relaciones existentes entre variables fundamentales.

PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

Universidad Tecnológica de Nezahualcóvotl (División de Administración): Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a travésde ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita laempresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten endeterminar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez quecontrolar las actividades de la organización en términos financieros.

Características

Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.

Es un plan expresado en términos cuantitativos.

Es general, porque se establece para toda la empresa.

Es especifico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que estadividida la organización.

Es diseñado para un periodo determinado.

Clasificación

En relación con el nivel jerárquico:

Estratégicos o corporativos. Cuando se establece en el mas alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda ¡a organización. Ejemplo: el presupuesto de resultados.

Tácticos o departamentales. Aquellos que son formulamos para cada una de las áreas de actividad de la empresa.
Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos.

Agustín Reyes Ponce: Los presupuestos son una modalidad especial de los programas, cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados.

Tecnología y el mundo laboral 3: El presupuesto es la expresión de los planes para un periodo dado en el futuro, en números específicos, lo que permite tener un registro anticipado de los resultados y fechas de desarrollo o terminación. En este aspecto, el presupuesto puede servir para la planeación, la coordinación y el control.

La planeación permite calcular numéricamente, en forma anticipada a la realización de los proyectos a valorar, los resultados de una empresa.

· La coordinación ofrece una mayor flexibilidad y refleja posibilidades reales.
· El control sirve para indicarnos lo que se va a hacer y lo que se hizo.

Ventajas

a) Ofrecen la posibilidad de pensar en hechos futuros.
b) Ayudan a mejorar la coordinación.
c) Fomentan la conciencia de costos.
d) Facilitan en el control.
e) Especifican planes concretos.
f) Registran posibles desequilibrios.

Desventajas

a) Su imprecisión.
b) Su alto costo.
c) Su posible tendencia a la inflexibilidad.

Tipos

a) De ingresos y egresos. Hace referencia a lo que se va a recibir y gastar.
b) De tiempo, espacio, materiales y productos. Permite tener una mejor planeación y organización.
c) De inversión de capitales. Es la guía para encontrar el capital y cómo invertirlo.
d) De efectivo. Indica el manejo de efectivo para tener un mejor control mensual y contar con un claro conocimiento de la disponibilidad.
e) De balance. Es una guía que permite tener un equilibrio en cualquier situación de la empresa y ante cualquier circunstancia.
f) General o de resumen. Son los datos que se dan de un conjunto de elementos rescatando los más importantes.

Munch Galindo y García Martínez: Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.

Características

· Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.
· Es un plan expresado en términos cuantitativos.
· Es general, porque se establece para toda la empresa.
· Es específico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que esta dividida la organización.
· Es diseñado para un período determinado.

Clasificación

En relación con el nivel jerárquico:

1. Estratégicos o corporativos. Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización.
2. Tácticos o departamentales. Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa.
3. Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos.

Pueden ser:

1. Fijos o rígidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.
2. Flexibles. En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.
3. Por programas. Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios.

La elaboración de los presupuestos se hace a partir de los objetivos generales establecidos por la dirección se calculan aquellos de acuerdo con los pronósticos y datos numéricos de ejercicios anteriores. En su determinación participan los responsables de los departamentos y/o secciones involucradas.

1. Presupuestos de operación. Que abarcan presupuestos de ventas, compras, producción, mano de obra, gastos diversos, etc.
2. Presupuestos de capital. Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, etc.
3. Presupuesto financiero. En el se contemplan; balance, estado de resultados, flujo de caja, etc.

Importancia

· Convierte los aspectos de ejecución de los planes en unidades de medidas comparables.
· Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones de la empresa.
· Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
· Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.
· Es un medio de control que permite controlar las operaciones.
· Determina el límite y alcance de las erogaciones.
· Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.
· Estipula por centros de responsabilidad, quienes son los responsables de su aplicación.
· Genera una comprensión más clara de las metas organizativas.
· Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.
· Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materias, tiempo, etc.

Consideraciones que se deben observar al elaborar presupuestos

Hay que mantener una revisión constante de las cifras lijadas.
Es difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo plazo.
Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por lo tanto, no deben ser muy rígidos.
Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas.
No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello puede ocultar defectos.

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS

Universidad Tecnológica de Nezahualcóvotl (División de Administración): Los procedimientos son él "como hacer'' en el proceso de planeación. Un procedimiento describe una serie de labores que señalan el curso de determinadas operaciones, las cuales deben mantenerse dentro de los límites señalados por las políticas. En la mayoría de los casos de trabajos que se repiten, proporciona buenos resultados y evita a los ejecutivos los problemas de decir una y otra vez como ha de ejecutarse o tramitarse una labor.

Los procedimientos son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.

George R. Terry: define los procedimientos como "una serie de labores concatenadas que constituyen la sucesión cronológica y la manera de ejecutar trabajo". Un procedimiento representa la mejor forma de hacer las cosas desde el punto de vista del tiempo, el esfuerzo y los gastos.

Importancia y su aplicación

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos en los niveles de operaciones, a diferencia de las políticas, que se forman en los altos niveles.
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas; se establecen dé acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional.

El procedimiento permite establecer el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Su establecimiento, básicamente corresponde al nivel operativo.

Importancia

Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente dado que:

· Determina el orden lógico que deben seguir las actividades.
· Promueve la eficiencia y especializaron.
· Delimita responsabilidades, evitan duplicidades.
· Determina como deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y quiénes deben realizarlas.

Para que los procedimientos cumplan su función, es necesario que:

• Previamente a su aplicación, se capacite al personal.
• Sean muy accesibles y fáciles de interpretar.
• Se representen gráficamente.
• Evitar la automatización del personal.
• No deben ser demasiado rígidos.
• Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.
• La supervisión no debe ser muy rígida.
  

Reglas sobre los procedimientos

1ª. Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito y, de preferencia, gráficamente.
2da. Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la súper especialización (exceso).
3a. Regla. Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos.

Agustín Reyes Ponce: Procedimientos son aquellos planes que señalan la secuen­cia cronológica más eficiente para obtener los mejores resul­tados en cada función concreta de una empresa.

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos, en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se forman en los altos niveles.

Es característica de los procedimientos, que, en muchas ocasiones, pasan por distintos departamentos, que se hallan bajo distintas autoridades.

Los procedimientos tienden a: formar "rutinas", de activi­dades que, de otra manera, requerirían estudio, discusión, etc., en cada caso.

Todo procedimiento es por tal motivo, un "gasto de tiempo", quizá aparatoso, de momento; más sirve para lograr un ahorro permanente en el futuro.

La. Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia, gráficamente.

2a. Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la su perespecialización (exceso).

3a. Regla. Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos.

Munch Galindo y García Martínez: Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

No indica la manera de realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.

Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.

Tanto los procedimientos como los métodos están íntimamente relacionados, ya que los primeros determinan el orden cronológico que se debe seguir en una serie de actividades, y los segundos indican como efectuar dichas actividades, por tanto, los métodos son parte de los procedimientos.

Importancia

· Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
· Promueven la eficiencia y especialización.
· Delimitan responsabilidades y evitan duplicidad.
· Determinan como deben ejecutarse las actividades y también cuando y quién deben realizarlas.
· Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

PROGRAMAS

PROGRAMAS

Agustín Reyes Ponce: Los programas son aquellos planes en los que no solamen­te se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino prin­cipalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.

Los programas se caracterizan por la fijación del tiempo requerido para cada, una de-sus partes.

Los programas para toda la empresa son siempre gene­rales, encanto que los de producción, serán particulares en relación con los de toda la empresa.

Los programas pueden ser también a corto y a largo plazo. Suelen considerarse a corto plazo, hasta un año. Los que exceden de un año suelen considerarse como programas a largo plazo.

la. Regla. Todo programa debe, ante todo, contar con la aprobación de la suprema autoridad administrativa para apli­carse, y con su completo apoyo para lograr su pleno éxito.

Para obtener la aprobación de la gerencia es necesario
a) Presentar los programas con "todos sus detalles”.
b) Presentarlos como una inversión.
c) Fijar un tiempo mínimo para que produzcan resulta­dos

2a. Regla. Debe hacerse siempre "la venta" o convencimien­to a los jefes de línea que habrán de aplicarlos.

3a. Regla. Debe estudiarse el "momento" más oportuno para iniciar la operación de un programa nuevo.

Munch Galindo y García Martínez: Un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.
2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente, y por último, que actividades deben efectuarse posteriormente.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.

La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt. Su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera.

El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de inicio y terminación de cada actividad.

Clasificación

1) Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad.
2) Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad.

En síntesis, los programas, ya sean tácticos y operativos, son parte de una estructura compleja y por lo tanto es necesario que se den a conocer y que se informen cada una de sus partes, ya que determinados programas se subordinan y afectan a otros, y todos se interrelacionan con el plan general de la organización.

Importancia

· Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
· Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
· Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.
· Determinan los recursos que se necesitan.
· Disminuyen los costos.
· Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.
· Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.
· Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
· Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Lineamientos para elaborar un programa

· Deben participar en su formulación, tanto el responsable del programa como aquellos que intervendrán en la ejecución.
· La determinación de los recursos y el período para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
· La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en él.
· Debe ser factible.
· Evitar que los programas se interpongan entre si.
· Deben establecerse por escrito, graficarse, y ser precisos y de fácil comprensión.
· El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; así mismo, debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.

PREMISAS

PREMISAS

Munch Galindo y García Martínez: Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Literalmente, una premisa quiere decir una proposición que se establece antes, como suposición introductoria o implícita.

Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.
Las premisas, de acuerdo con su naturaleza, pueden ser:

Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.

Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear:

Las premisas externas pueden ser:

A. De carácter político

· Estabilidad política del país.
· Sistema de gobierno.
· Intervención estatal en los negocios.
· Restricciones a la importación y exportación.
· Relaciones internacionales.

B. De carácter legal

a) Tendencias fiscales:
· Impuestos sobre ciertos artículos o productos.
· Forma de pago de impuestos.
· Exenciones de impuestos.
· Impuestos sobre utilidades.

b) Tendencias en la legislación:
· Laboral.
· Mejoramiento del ambiente.
· Descentralización de empresas en las zonas urbanas.

C. Económicas
· Deuda pública.
· Fenómenos inflacionarios.
· Nivel de salarios.
· Nivel de precios.
· Poder adquisitivo de la población.
· Ingreso per cápita.
· Renta nacional.
· Producto nacional bruto.
· Inversión extranjera.

D. Sociales
· Crecimiento y distribución demográfica.
· Movilidad de la población.
· Empleo y desempleo.
· Nuevas construcciones y obras públicas.
· Alfabetización.
· Sistemas de salubridad e higiene.

E. Técnicas
· Rapidez de los avances tecnológicos.
· Cambios en los sistemas.

F. Otros factores
· Competencia.
· Posición en el mercado.
· Políticas de operación.
· Cambios en la demanda.
· Maquinaria y equipo disponibles.
· Productividad e ingreso nacional.
· Distribución del ingreso.
· Fuentes de financiamiento.
· Transporte.
· Comportamiento de los consumidores.
· Programas de investigación, etc.

Importancia

· Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
· Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
· Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.
· Determinan los recursos que se necesitan.
· Disminuyen los costos.
· Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.
· Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.
· Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
· Evitan la duplicidad de esfuerzos.
Lineamientos para elaborar un programa
· Deben participar en su formulación, tanto el responsable del programa como aquellos que intervendrán en la ejecución.
· La determinación de los recursos y el período para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
· La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en él.
· Debe ser factible.
· Evitar que los programas se interpongan entre si.
· Deben establecerse por escrito, graficarse, y ser precisos y de fácil comprensión.
· El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; así mismo, debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.

POLÍTICAS Y REGLAS

POLÍTICAS Y REGLAS

Munch Galindo y García Martínez:

Políticas: La palabra política proviene del griego politiké que significa "arte de gobernar una nación"; el diccionario señala que la política es el arte o traza con que se maneja un asunto.

Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, linea­mientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre pro­blemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
Ejemplos de reglas y políticas a fin de que las distinga claramente:

Reglas: Las operaciones de ventas se realizarán únicamente de contado.

Los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha cubierto el importe de los mismos.

Políticas

• Comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen de ventas que éstos efectúen.



• Al seleccionar agentes vendedores, será preferible que sean per­sonas del sexo femenino.

Clasificación de las políticas

Estratégicas o generales. Se formulan a nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada.

Tácticas o departamentales. Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento.

Operativas u específicas. Se aplican principalmente en las deci­siones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Por lo regular, se asignan a los niveles inferiores.

Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y deben contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa. Asimismo su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

Las políticas pueden ser:

Externas
Consultadas
Formuladas
Implícitas

Importancia

Facilitan la delegación de autoridad.
Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio cier­tas decisiones.
Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las con­sultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en deter­minadas actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones.
Facilitan la inducción del nuevo personal.

Lineamientos para su formulación

a) Establecerse por escrito, y dársele validez.
b) Redactarse claramente y con precisión.
c) Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
d) Coordinarse con las demás políticas.
e) Revisarse periódicamente.
f) Ser razonable y aplicable a la práctica.
g) Estar acorde con los objetivos de la empresa.
h) Debe ser estable en su formulación.
i) Ser flexible.

Reglas: Son mandatos precisos que determinan ¡a disposición, actitud o comportamiento que deberán seguir en una empresa.

"Persona) que no cumpla con ei horario establecido se hará acreedor a una suspensión de sus labores".

Agustín Reyes Ponce

Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les corresponde tomar;’ sirven, por ello, para formular, interpretar o suplir las normas con­cretas.

La importancia de las políticas en administración es deci­siva, porque son indispensables para la adecuada delegación, la cual a su vez, es esencial en la administración, ya que ésta consiste, en "hacer a través de otros". Suele confundirse a las políticas con los obje­tivos y con las reglas, por ello trataremos de establecer su diferencia con ambos.

Las políticas, son "el objetivo en acción", el objetivo fija las metas, en tanto que las políticas imperan ya la orden para lanzarse a conseguirlas, señalando algunos medios genéricos para llegar hasta ellas.

Problemas en la formulación de las políticas:
a) El primero radica en que, en muchas ocasiones, se considera que para formular una política, basta con usar la expresión: "es política de esta empresa que..."
b) Lo segundo suele ser añadiendo a la regla el término "en lo posible".
c) En tercer lugar, hay reglas que fijan tan sólo....márgenes_o límites.
Sus especies
Para la forma de originarse se dividen en:
a) Externamente impuestas.
b) Políticas de apelación.
c) Políticas expresamente formuladas.

Las políticas son, básicas para poder delegar autoridad, ya que sin ellas, es im­posible que el delegado' ejecute su función con el sentido que el delegante necesita para lograr los objetivos propuestos.

la. Regla. De su fijación: Debe cuidarse de que todas las políticas que han de influir la actividad de una sección, depar­tamento, o de toda la empresa, queden claramente fijadas, de preferencia, por _escrito

2a. Regla. De su difusión: Siendo el fin de las políticas orientar la acción, es indispensable que sean conocidas debida­mente en los niveles donde han de ser aplicadas, y que este conocimiento se realice, de preferencia, por medios .orales.

3a. Regla. De su coordinación: Debe cuidarse de que exista alguien que coordine o interprete, válidamente la aplicación de las políticas, pues, de .otro modo, pueden ser diversa y aun contradictoriamente aplicadas.
4a. Regla. De su revisión periódica: Debe fijarse un término en el cual toda política sea revisada, con el fin de evitar que se considere como vigente alguna que, en realidad ya no lo está, o que se crea cubierta por las actuales algún nuevo campo que carece en realidad de política al respecto.

ESTRATEGIAS

ESTRATEGIAS

Munch Galindo y García Martínez: El término estrategia, literalmente, significa: "arte de dirigir y co­ordinar las acciones militares, y de hacer una cosa para alcanzar un objetivo"; se deriva del griego strategas que quiere decir "general".

Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:

1. Determinación de los cursos de acción o alternativas.
2. Evaluación.
3. Selección de alternativas.

Importancia

• 
  
  La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.


• 
  
  Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa al establecer varios caminos para llegar al objetivo.


• 
  
  Sirven como base para lograr los objetivos y ejecutar las decisiones.


• 
  
  Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que se esperan mejores resultados.


• 
  
  Establecen otras alternativas, como previsión para el caso de posibles fallas en la estrategia elegida.


• 
  
  La creciente competencia hace necesario su establecimiento.


• 
  
  Desarrollan la creatividad en la solución de problemas.
  

Lineamientos para establecer estrategias

• 
  

Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo.

Determinarlas con claridad.

No confundir las estrategias con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.

Considerar las experiencias pasadas en su establecimiento, esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.

Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas.

Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación.

Características

a) Se vienen al concepto tradicional militar, al concluir consideraciones competitivas.
b) Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para las que fueron diseñadas; una vez alcanzados los objetivos, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.
c) Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en cierto momento fue útil, puede ser en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.
d) Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica.
e) Se establecen en los niveles jerárquicos más altos.

OBJETIVOS

OBJETIVOS

Agustín Reyes Ponce: La palabra objetivo (de ob-jactum), implica la idea de algo hacia lo cual se lanzan o dirigen nuestras acciones. Suele también conocerse con el nombre de meta.
La importancia de la fijación de objetivos es clara y definitiva: ellos dan su razón de ser a la empresa.

Clasificación de los objetivos

a) Objetivos individuales y colectivos.
b) Objetivos generales y particulares.
c) Objetos básicos, secundarios y colaterales.
d) Objetivos a corto y a largo plazo.
e) Objetivos naturales y subjetivos o arbitrarios.

Dos tipos de reglas

Reglas negativas

a) "No debe tomarse como objetivo lo que pueden ser tan sólo sus síntomas o elementos"
b) "No debemos confundir el objetivo con uno de los medios de alcanzarlo"
c) "No debemos tomar como posibilidades contradicto­rias, las que quizá sólo son contrarias"
d) "Hay que tratar, de encontrar las semejanzas y dife­rencias de nuestro objetivo con los más parecidos"

Reglas positivas

a) "Debe procurarse contar con opiniones de diversas per­sonas, sobre todo si sus puntos de vista representan ángulos distintos y complementarios"
b) "El. Objetivo debe fijarse por escrito, en los casos de mayor importancia"
c) "Debemos aplicarle las seis preguntas: Qué, Cómo, Quién, Dónde, Cuándo y Por qué”
d) "El objetivo debe, ser perfectamente conocido y eficaz­mente querido por todos los que han de ayudar a rea­lizarlo" '
e) "Los objetivos deben ser estables"

Munch Galindo y García Martínez: Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Dos características primordiales poseen los objetivos, que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de planeación:

a) Se establecen a un tiempo específico.
b) Se determinan cuantitativamente

Clasificación de los objetivos

En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:

1. Estratégicos o generales: Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
2. Tácticos o departamentales: Se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales y se establecen a corto o mediano plazo.
3. Operacionales o específicas: Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas e invariablemente son a corto plazo.

Los objetivos operacionales pueden ser:

• 
  
  Secciónales: Cuando se refieren a una sección o grupo.


• 
  
  Individuales: Son metas personales.

Lineamientos para establecer objetivos

• 
  
  Asentarlos por escrito.


• 
  
  No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.


• 
  
  Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administración. ¿Que, Como, Donde, Quién, Cuando, Por que?


• 
  
  Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización.

Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones.

MISIÓN

MISIÓN

http://www.promonegocios.net/empresa/mision-vision-empresa.html: La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define:

1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa,
2) lo que pretende hacer, y
3) el para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas.

Complementando ésta definición, citamos un concepto de los autores Thompson y Strickland que dice: "Lo que una compañía trata de hacer en la actualidad por sus clientes a menudo se califica como la misión de la compañía. Una exposición de la misma a menudo es útil para ponderar el negocio en el cual se encuentra la compañía y las necesidades de los clientes a quienes trata de servir".

Joaquín Rodríguez Valencia: La declaración de la misión sirve en los tres niveles de una empresa. De acuerdo con Corona Funes, a nivel directivo., le es de utilidad para potenciar la capacidad de respuesta de la organización ante las oportunidades, que se generan en las diferentes dimensiones del medio ambiente.

A nivel administrativo, le permite orientar sus programas de trabajo en una dirección clara y conocida, lo que mejora el rendimiento de los recursos aplicados en la Organización.

A nivel operativo, le facilita comprender su papel protagonice, en los procesos de trabajo y la importancia que reviste su participación creativa en el desarrollo de su actividad diaria.

VISIÓN

VISIÓN

http://www.gestiopolis.com/canales/emprendedora/articulos/54/conceptovisio.htm: La Visión es la capacidad de ver más allá, en tiempo y espacio, y por encima de los demás, significa visualizar, ver con tos ojos de la imaginación, en términos del resultado final que se pretende alcanzar.

Visión: Es el sueño alcanzable a largo plazo, el futuro aspirado. -Se debe incorporar tanto la Visión del usuario externo, como la del Interno. Debe ser alcanzable y real.

Joaquín Rodríguez Valencia: La determinación de la visión, es una proyección más apreciada a lago plazo. Es lo que da orientación y sentido estratégico a las decisiones, planes, programas, proyectos y acciones.

Corona Funes: Es aquella idea o conjunto tic ideas que se tienen en la organización a futuro.

Certo S: Es aquella que resume los valores y aspiraciones de una organización en términos muy genéricos, sin hacer planteamientos específicos sobre las estrategias utilizadas para que se hagan realidad.

Hill H:Es aquella tarea que consiste en dar a la organización un sentido de dirección.

Morrisey G:Es una presentación de cómo cree usted que debe ser el futuro para su empresa ante los ojos de sus cuentes, empleados, propietarios.

Ward J: Es la que determina lo que finalmente se alcanza en el futuro y motivó a las empresas a lograr sus propias metas".

Concluyendo la visión, es una consecuencia de los valores y convicciones del equipo administrativo de una empresa.

Para definir la visión de una organización a futuro, es necesario hacernos tres preguntas básicas y responderlas de manera precisa cada una de ellas.

1. ¿Cuál es la principal idea a futuro que motiva el desarrollo de la empresa?
2. ¿En qué aspectos estratégicos debemos concentrar los esfuerzos organizacionales para alcanzar la principal idea a futuro?
3. ¿Cómo sabemos que vamos por el camino correcto?


Importancia cíe la Determinación de la Visión

Al inicio, la visión es casi por completo intuitiva. Al ser una consecuencia de los valores y convicciones del equipo de administración, la importancia de la visión queda fuera de discusión, aunque fundamentalmente, dicha importancia radica

La visión de la empresa a futuro, expone de manera evidente y ante todos los grupos de interés.

Consolida el liderazgo de la dirección superior, ya que al tener claridad conceptual acerca de lo que se desea constituir a futuro, permitiendo enfocar su capacidad de administración, hacia el logro permanente.

La visualización de la empresa a largo plazo, brinda la oportunidad de sentirse protagonista del proceso de cambio planeado.

Proporciona fortaleza al personal, para aportar lo mejor de sí misma, y le permite evolucionar emocionalmente para consolidar su proceso de madurez dentro de la empresa.

Le imprime sentido a lo que hace cada empleado y lo impulsa a realizarlo con mayor candad, independientemente de su jerarquía.

Concluyendo sobre la importancia en la determinación la visión, ésta radica en que le imprime sentido a Jo que hace cada persona y la impulsa a hacerlo cada vez de mayor calidad, independientemente de su nivel jerárquico, muestra la esencia de lo que debe llegar a ser su empresa.

PROCESO DE PLANEACIÓN

PROCESO DE PLANEACIÓN

Munch Galindo y García Martínez: La planeación es básica ya que es el punto de partida y directriz primordial de toda

PLANEACIÓN OPERATIVA

OPERATIVA

Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos / niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

PLANECIÓN TÁCTICA FUNCIONAL

TÁCTICA O FUNCIONAL

Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa.

Los planes tácticos, por su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazo, y abarcan un área de actividad específica.

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

ESTRATÉGICA

Munch Galindo y García Martínez: Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.

TIPOS DE PLANES

TIPOS DE PLANES

Munch Galindo y García Martínez: Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en:

Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año. Éstos, a su vez, pueden ser:

Ø Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.
Ø Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de doce meses.

Mediano plazo. Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.

Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Munch Galindo y García Martínez: Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración racional.

Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

1. Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

2. Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos arbitrarios. Este principio, conocido también como el principio de Precisión, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.

3. Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer "colchones de seguridad" puede ocasionar resultados desastrosos.

4. Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.

5. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.

Agustín Reyes Ponce: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y ge­néricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.
Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.

1.- Flexibilidad: Es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial.


2.-Unidad: Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse, que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un sólo plan general.

Si el plan es principio de orden, y el orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo.

CONCEPTO Y PROPÓSITOS DE LA PREVISIÓN

CONCEPTO Y PROPÓSITO

Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl (División de Administración): La previsión estudia "lo que puede hacerse": "Pre-ve" las condiciones en que deberá desarrollarse nuestra futura acción administrativa con base en esas previsiones, la planeación fija con precisión "lo que va a hacerse".

Munch Galindo y García Martínez: Es la etapa del proceso administrativo en donde se diagnosticará tomando como base datos relevantes tanto del pasado como del presente a fin de obtener los contextos en que se desarrollará la empresa tales como, económicos, políticos, sociales, etc., esto a mediano o largo plazo.

Propósito: Es que se este preparado para los cambios que pudiesen presentarse ya que en la actualidad se vive en una constante de cambios y debemos estar preparados para tales aspectos.

Agustín Reyes Ponce: La palabra previsión (de pre-ver: ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, que .la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes^ Por ello la previsión es base necesaria para la planeación.

Para hacer previsiones es indispensable:

a) Fijar los objetivos o fines que se persiguen.
b) Investigar los factores, positivos y negativos, que nos ayudan u obstaculizan de alguna manera en la búsqueda de esos objetivos.
c) Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de acción, que nos permitan escoger alguno de, ellos como base de nuestros planes.

Por eso dijimos que la previsión responde a la pregunta: ¿qué puede hacerse?
Podemos pues definir la previsión como el elemento de la administración en el que, con base en las condiciones -futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de esa misma empresa.

Principios de la previsión:

Previsibilidad: Este principio puede formularse como sigue:

"Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa ya que, por el numero de jactares y la intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un RIESGO; pero tampoco es válido decir que una empresa constituye una aventura totalmente incierta.

La previsión administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que será tanto mayor, cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas,, propias o ajenas, y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad."

Objetividad: Las previsiones deben descansar en hechos más bien que en opiniones subjetivas.
Medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas, no sólo cuantitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.