POLÍTICAS Y REGLAS

POLÍTICAS Y REGLAS

Munch Galindo y García Martínez:

Políticas: La palabra política proviene del griego politiké que significa "arte de gobernar una nación"; el diccionario señala que la política es el arte o traza con que se maneja un asunto.

Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, linea­mientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre pro­blemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
Ejemplos de reglas y políticas a fin de que las distinga claramente:

Reglas: Las operaciones de ventas se realizarán únicamente de contado.

Los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha cubierto el importe de los mismos.

Políticas

• Comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen de ventas que éstos efectúen.



• Al seleccionar agentes vendedores, será preferible que sean per­sonas del sexo femenino.

Clasificación de las políticas

Estratégicas o generales. Se formulan a nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada.

Tácticas o departamentales. Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento.

Operativas u específicas. Se aplican principalmente en las deci­siones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Por lo regular, se asignan a los niveles inferiores.

Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y deben contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa. Asimismo su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

Las políticas pueden ser:

Externas
Consultadas
Formuladas
Implícitas

Importancia

Facilitan la delegación de autoridad.
Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio cier­tas decisiones.
Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las con­sultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en deter­minadas actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones.
Facilitan la inducción del nuevo personal.

Lineamientos para su formulación

a) Establecerse por escrito, y dársele validez.
b) Redactarse claramente y con precisión.
c) Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
d) Coordinarse con las demás políticas.
e) Revisarse periódicamente.
f) Ser razonable y aplicable a la práctica.
g) Estar acorde con los objetivos de la empresa.
h) Debe ser estable en su formulación.
i) Ser flexible.

Reglas: Son mandatos precisos que determinan ¡a disposición, actitud o comportamiento que deberán seguir en una empresa.

"Persona) que no cumpla con ei horario establecido se hará acreedor a una suspensión de sus labores".

Agustín Reyes Ponce

Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les corresponde tomar;’ sirven, por ello, para formular, interpretar o suplir las normas con­cretas.

La importancia de las políticas en administración es deci­siva, porque son indispensables para la adecuada delegación, la cual a su vez, es esencial en la administración, ya que ésta consiste, en "hacer a través de otros". Suele confundirse a las políticas con los obje­tivos y con las reglas, por ello trataremos de establecer su diferencia con ambos.

Las políticas, son "el objetivo en acción", el objetivo fija las metas, en tanto que las políticas imperan ya la orden para lanzarse a conseguirlas, señalando algunos medios genéricos para llegar hasta ellas.

Problemas en la formulación de las políticas:
a) El primero radica en que, en muchas ocasiones, se considera que para formular una política, basta con usar la expresión: "es política de esta empresa que..."
b) Lo segundo suele ser añadiendo a la regla el término "en lo posible".
c) En tercer lugar, hay reglas que fijan tan sólo....márgenes_o límites.
Sus especies
Para la forma de originarse se dividen en:
a) Externamente impuestas.
b) Políticas de apelación.
c) Políticas expresamente formuladas.

Las políticas son, básicas para poder delegar autoridad, ya que sin ellas, es im­posible que el delegado' ejecute su función con el sentido que el delegante necesita para lograr los objetivos propuestos.

la. Regla. De su fijación: Debe cuidarse de que todas las políticas que han de influir la actividad de una sección, depar­tamento, o de toda la empresa, queden claramente fijadas, de preferencia, por _escrito

2a. Regla. De su difusión: Siendo el fin de las políticas orientar la acción, es indispensable que sean conocidas debida­mente en los niveles donde han de ser aplicadas, y que este conocimiento se realice, de preferencia, por medios .orales.

3a. Regla. De su coordinación: Debe cuidarse de que exista alguien que coordine o interprete, válidamente la aplicación de las políticas, pues, de .otro modo, pueden ser diversa y aun contradictoriamente aplicadas.
4a. Regla. De su revisión periódica: Debe fijarse un término en el cual toda política sea revisada, con el fin de evitar que se considere como vigente alguna que, en realidad ya no lo está, o que se crea cubierta por las actuales algún nuevo campo que carece en realidad de política al respecto.