PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS

Universidad Tecnológica de Nezahualcóvotl (División de Administración): Los procedimientos son él "como hacer'' en el proceso de planeación. Un procedimiento describe una serie de labores que señalan el curso de determinadas operaciones, las cuales deben mantenerse dentro de los límites señalados por las políticas. En la mayoría de los casos de trabajos que se repiten, proporciona buenos resultados y evita a los ejecutivos los problemas de decir una y otra vez como ha de ejecutarse o tramitarse una labor.

Los procedimientos son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.

George R. Terry: define los procedimientos como "una serie de labores concatenadas que constituyen la sucesión cronológica y la manera de ejecutar trabajo". Un procedimiento representa la mejor forma de hacer las cosas desde el punto de vista del tiempo, el esfuerzo y los gastos.

Importancia y su aplicación

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos en los niveles de operaciones, a diferencia de las políticas, que se forman en los altos niveles.
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas; se establecen dé acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional.

El procedimiento permite establecer el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Su establecimiento, básicamente corresponde al nivel operativo.

Importancia

Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente dado que:

· Determina el orden lógico que deben seguir las actividades.
· Promueve la eficiencia y especializaron.
· Delimita responsabilidades, evitan duplicidades.
· Determina como deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y quiénes deben realizarlas.

Para que los procedimientos cumplan su función, es necesario que:

• Previamente a su aplicación, se capacite al personal.
• Sean muy accesibles y fáciles de interpretar.
• Se representen gráficamente.
• Evitar la automatización del personal.
• No deben ser demasiado rígidos.
• Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.
• La supervisión no debe ser muy rígida.
  

Reglas sobre los procedimientos

1ª. Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito y, de preferencia, gráficamente.
2da. Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la súper especialización (exceso).
3a. Regla. Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos.

Agustín Reyes Ponce: Procedimientos son aquellos planes que señalan la secuen­cia cronológica más eficiente para obtener los mejores resul­tados en cada función concreta de una empresa.

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos, en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se forman en los altos niveles.

Es característica de los procedimientos, que, en muchas ocasiones, pasan por distintos departamentos, que se hallan bajo distintas autoridades.

Los procedimientos tienden a: formar "rutinas", de activi­dades que, de otra manera, requerirían estudio, discusión, etc., en cada caso.

Todo procedimiento es por tal motivo, un "gasto de tiempo", quizá aparatoso, de momento; más sirve para lograr un ahorro permanente en el futuro.

La. Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia, gráficamente.

2a. Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la su perespecialización (exceso).

3a. Regla. Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos.

Munch Galindo y García Martínez: Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

No indica la manera de realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.

Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.

Tanto los procedimientos como los métodos están íntimamente relacionados, ya que los primeros determinan el orden cronológico que se debe seguir en una serie de actividades, y los segundos indican como efectuar dichas actividades, por tanto, los métodos son parte de los procedimientos.

Importancia

· Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
· Promueven la eficiencia y especialización.
· Delimitan responsabilidades y evitan duplicidad.
· Determinan como deben ejecutarse las actividades y también cuando y quién deben realizarlas.
· Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.