TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN

TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. En este trabajo estudiaremos las técnicas más usadas como son las siguientes:

· Manuales de Objetivos y Políticas.
· Diagrama de Proceso y de Flujo.
· Graficas de Gantt.
· PERT.
· CPM (Método de Ruta Crítica).
· Manuales

Manuales: Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. Manuales de Objetivos y Políticas.

Existen diversos tipos de manuales; mencionaremos aquí tan sólo algunos de los principales:

a) Manual de objetivos y políticas: Como su nombre lo indica, reúnen un grupo de objetivos propios de la empresa, clasificados por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos, y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.
b) Manuales departamentales: Son aquellos en que se recogen todas las políticas, reglas, etc., aplicables en cada departamento determinado.
c) Manuales del empleado o de bienvenida: Suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.
d) Manuales de organización: Son como una explicación, ampliación y comentario de las cartas de organización.

Ventajas de la disposición y Uso de Manuales.

Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado serían difíciles reunir. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

Diagrama de proceso: Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos.
Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es más clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones se emplean de manera amplia en los trabajos administrativos; y de oficina.

Los pasos esenciales en todo proceso son cinco:

· Operaciones como son escribir documentos, hacer cálculos, ‘c registrar sellar, etc. Se representan con un circulo (™).
· Transportes como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar al archivo ciertas formas, etc. Se indican con una flecha (“).
· Inspecciones: como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de su firma, etc. Su símbolo es (£).
· Demoras: como cartas dejadas en “charola de salida”, documentos en espera de tramite, etc. Se simbolizan con una letra D.
· Almacenamiento: como documentos en el archivo. Su símbolo es un triangulo (r).

Graficas de Gantt: Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo. Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

Una ventaja importante de los gráficos Gantt es que ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas. A diferencia con los gráficos PERT los gráficos Gantt no muestran demasiado bien la dependencia que existe entre tareas diferentes.

PERT (evaluación de programa y técnica de revisión): Parar ilustrar los acontecimientos en los gráficos PERT se ha utilizado una gran variedad de símbolos: círculos, cuadrados y similares. En los gráficos PERT, estos acontecimientos reciben a menudo el nombre de nodos. Cada nodo esta dividido en tres secciones.

La parte izquierda del nodo incluye el número de identificación del acontecimiento. Este número por lo general hace referencia a una leyenda que define explícitamente el acontecimiento. Las partes derecha superior y derecha inferior del nodo se usan para anotar los tiempos máximo y mínimo de finalización del acontecimiento.

En un grafico PERT, las tareas (llamadas también actividades) se presentan mediante una flecha entre nodos. “Una tarea es una actividad del proyecto (o un conjunto de actividades)” En la flecha, se incluyen una letra de identificación de la tarea y la duración esperada de la misma. La dirección de la flecha indica que acontecimiento debe ser completado antes que el otro. La duración de la tarea resulta en la terminación del nodo siguiente.

Los requisitos de tiempo de los proyectos deben ser calculados por estimación. Con estimación se refiere a hacerse como se pueda. Un buen director de proyectos analista de sistemas se basa en sus datos y su experiencia en otros proyectos anteriores.

Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un gráfico PERT, son necesarios cinco pasos:

1. Hacer una lista de todas las tareas y acontecimientos del proyecto.
2. Determinar las dependencias entre las tareas.
3. Para cada tarea, se anotan las tareas que han de completase antes y después de la terminación de la tarea en concreto.
4. Hacer una estimación de la duración de cada tarea.
5. Esta estimación se realiza de la siguiente manera:
Calcular la cantidad mínima de tiempo que llevaría realizar la tarea, que recibe el nombre de tiempo óptimo (TO).

CPM (método de ruta crítica): El CPM es idéntico al PERT en concepto y metodología. La diferencia principal entre ellos es simplemente el método por medio del cual se realizan estimados de tiempo para las actividades del proyecto. Con CPM, los tiempos de las actividades son determinísticos. Con PERT, los tiempos de las actividades son probabilísticos o estocásticos.

El método del camino crítico es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.

El PERT/CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retardos. CPM también considera los recursos necesarios para completar las actividades. En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la programación sea difícil. El CPM identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones causarán problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.

Finalmente, el CPM proporciona una herramienta para controlar y monitorear el progreso del proyecto. Cada actividad tiene su propio papel en éste y su importancia en la terminación del proyecto se manifiesta inmediatamente para el director del mismo.

Diferencias entre PERT Y CPM: Como se indicó antes, la principal diferencia entre PERT y CPM es la manera en que se realizan los estimados de tiempo.

· E1 PERT supone que el tiempo para realizar cada una de las actividades es una variable aleatoria descrita por una distribución de probabilidad.
· E1 CPM por otra parte, infiere que los tiempos de las actividades se conocen en forma determinísticas y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados.

PLANEACIÓN Y SU APLICACIÓN

PLANEACIÓN Y APLICACIÓN

Los planes son esquemas resultantes de la planeación, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeación, vertidas por escrito en un formato, son planes.

Existen algunas observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan, para que su diserto sea efectivo.

1. Autorización. Sólo los planes oficialmente autorizados deben ser elaborados y ejecutados.
2. Objetividad. Debe fundamentarse en datos y elementos cientí­ficos.
3. Actualización. La aplicación de los planes requiere de su adapta­ción constante a los cambios de la empresa.
4. De naturaleza confidencial. Existen ciertas situaciones en el con­tenido del plan que no deben ser conocidas por todos los integrantes de la empresa.
5. Sencillez. Cualquier plan debe ser fácilmente comprensible.
6. Adecuación. Debe adaptarse a las necesidades de quienes lo pon­drán en práctica.
7. Completo. Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos.
8. Ventajoso. Que proporcione ventajas visibles a cada uno de los participantes en su realización.

PRONOSTICO

PRONÓSTICOS

Los pronósticos son predicciones de lo que puede suceder o esperar, son premisas o suposiciones básicas en que se basan la planeación y la toma de decisiones.

Algunos escritores consideran que los modelos de pronósticos son técnicas de la ciencia administrativa por varias razones: muchos métodos de pronósticos se apoyan en técnicas matemáticas complejas; el pronóstico se necesita como elemento de otros modelos y algunos pronósticos son una ayuda esencial en la planeación y solución de problemas.

En realidad, los pronósticos no sólo se utilizan como elemento de los modelos de solución de problemas mediante la ciencia administrativa, sino que establecen además las premisas a partir de las cuales se elaboran los planes y controles.

Dos grandes tipos de pronósticos se emplean como premisas de planeación:

· Los pronósticos de eventos que no serán influenciados por la organización.
· Los pronósticos de eventos que serán influenciados al menos en parte, por el comportamiento de la organización.

Ciertas variables básicas de carácter económico y social no son afectadas por el comportamiento de la organización.Así, los gerentes no necesitan tener en cuenta las posibles acciones de su empresa cuando efectúan predicciones sobre dichas variables. En cambio, investigarán los principales indicadores de nivel gerencial, entre ellos las estadísticas de comercio en la recopilación de la información que necesitan. Por ejemplo: Si los administradores quieren decidir si deben ampliar los servicios de su universidad, las estadísticas federales les darán alguna idea de las tendencias de inscripción universitaria a largo plazo.

Los pronósticos en que repercute el comportamiento de una organización son más difíciles, pues requieren suposiciones acerca de sus acciones y también suposiciones referentes a eventos que escapan a su control. Por ejemplo: Un pronóstico de ventas comienza como un objetivo de la compañía. En el proceso de planeación, los análisis de los gerentes sobre las acciones previstas de la compañía y sobre las respuestas probables de los competidores pueden indicar que los objetivos de ventas no se alcanzarán si no se modifican los programas y políticas actuales.

Dada la importancia de predecir las futuras tendencias económicas y de ventas, hay dos métodos fundamentales que se utilizan en estas áreas. (Pronóstico cualitativo y pronóstico cuantitativo).

a) Pronóstico cualitativo. Este método es apropiado cuando los datos confiables son escasos o difíciles de emplear.
b) Pronóstico cuantitativo. Este hace una extrapolación del pasado o se utiliza cuando se cuenta con suficientes datos estadísticos o confiables para especificar las relaciones existentes entre variables fundamentales.

PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

Universidad Tecnológica de Nezahualcóvotl (División de Administración): Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a travésde ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita laempresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten endeterminar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez quecontrolar las actividades de la organización en términos financieros.

Características

Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.

Es un plan expresado en términos cuantitativos.

Es general, porque se establece para toda la empresa.

Es especifico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que estadividida la organización.

Es diseñado para un periodo determinado.

Clasificación

En relación con el nivel jerárquico:

Estratégicos o corporativos. Cuando se establece en el mas alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda ¡a organización. Ejemplo: el presupuesto de resultados.

Tácticos o departamentales. Aquellos que son formulamos para cada una de las áreas de actividad de la empresa.
Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos.

Agustín Reyes Ponce: Los presupuestos son una modalidad especial de los programas, cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados.

Tecnología y el mundo laboral 3: El presupuesto es la expresión de los planes para un periodo dado en el futuro, en números específicos, lo que permite tener un registro anticipado de los resultados y fechas de desarrollo o terminación. En este aspecto, el presupuesto puede servir para la planeación, la coordinación y el control.

La planeación permite calcular numéricamente, en forma anticipada a la realización de los proyectos a valorar, los resultados de una empresa.

· La coordinación ofrece una mayor flexibilidad y refleja posibilidades reales.
· El control sirve para indicarnos lo que se va a hacer y lo que se hizo.

Ventajas

a) Ofrecen la posibilidad de pensar en hechos futuros.
b) Ayudan a mejorar la coordinación.
c) Fomentan la conciencia de costos.
d) Facilitan en el control.
e) Especifican planes concretos.
f) Registran posibles desequilibrios.

Desventajas

a) Su imprecisión.
b) Su alto costo.
c) Su posible tendencia a la inflexibilidad.

Tipos

a) De ingresos y egresos. Hace referencia a lo que se va a recibir y gastar.
b) De tiempo, espacio, materiales y productos. Permite tener una mejor planeación y organización.
c) De inversión de capitales. Es la guía para encontrar el capital y cómo invertirlo.
d) De efectivo. Indica el manejo de efectivo para tener un mejor control mensual y contar con un claro conocimiento de la disponibilidad.
e) De balance. Es una guía que permite tener un equilibrio en cualquier situación de la empresa y ante cualquier circunstancia.
f) General o de resumen. Son los datos que se dan de un conjunto de elementos rescatando los más importantes.

Munch Galindo y García Martínez: Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.

Características

· Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.
· Es un plan expresado en términos cuantitativos.
· Es general, porque se establece para toda la empresa.
· Es específico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que esta dividida la organización.
· Es diseñado para un período determinado.

Clasificación

En relación con el nivel jerárquico:

1. Estratégicos o corporativos. Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización.
2. Tácticos o departamentales. Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa.
3. Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos.

Pueden ser:

1. Fijos o rígidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.
2. Flexibles. En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.
3. Por programas. Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios.

La elaboración de los presupuestos se hace a partir de los objetivos generales establecidos por la dirección se calculan aquellos de acuerdo con los pronósticos y datos numéricos de ejercicios anteriores. En su determinación participan los responsables de los departamentos y/o secciones involucradas.

1. Presupuestos de operación. Que abarcan presupuestos de ventas, compras, producción, mano de obra, gastos diversos, etc.
2. Presupuestos de capital. Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, etc.
3. Presupuesto financiero. En el se contemplan; balance, estado de resultados, flujo de caja, etc.

Importancia

· Convierte los aspectos de ejecución de los planes en unidades de medidas comparables.
· Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones de la empresa.
· Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
· Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.
· Es un medio de control que permite controlar las operaciones.
· Determina el límite y alcance de las erogaciones.
· Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.
· Estipula por centros de responsabilidad, quienes son los responsables de su aplicación.
· Genera una comprensión más clara de las metas organizativas.
· Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.
· Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materias, tiempo, etc.

Consideraciones que se deben observar al elaborar presupuestos

Hay que mantener una revisión constante de las cifras lijadas.
Es difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo plazo.
Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por lo tanto, no deben ser muy rígidos.
Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas.
No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello puede ocultar defectos.

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS

Universidad Tecnológica de Nezahualcóvotl (División de Administración): Los procedimientos son él "como hacer'' en el proceso de planeación. Un procedimiento describe una serie de labores que señalan el curso de determinadas operaciones, las cuales deben mantenerse dentro de los límites señalados por las políticas. En la mayoría de los casos de trabajos que se repiten, proporciona buenos resultados y evita a los ejecutivos los problemas de decir una y otra vez como ha de ejecutarse o tramitarse una labor.

Los procedimientos son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.

George R. Terry: define los procedimientos como "una serie de labores concatenadas que constituyen la sucesión cronológica y la manera de ejecutar trabajo". Un procedimiento representa la mejor forma de hacer las cosas desde el punto de vista del tiempo, el esfuerzo y los gastos.

Importancia y su aplicación

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos en los niveles de operaciones, a diferencia de las políticas, que se forman en los altos niveles.
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas; se establecen dé acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional.

El procedimiento permite establecer el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Su establecimiento, básicamente corresponde al nivel operativo.

Importancia

Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente dado que:

· Determina el orden lógico que deben seguir las actividades.
· Promueve la eficiencia y especializaron.
· Delimita responsabilidades, evitan duplicidades.
· Determina como deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y quiénes deben realizarlas.

Para que los procedimientos cumplan su función, es necesario que:

• Previamente a su aplicación, se capacite al personal.
• Sean muy accesibles y fáciles de interpretar.
• Se representen gráficamente.
• Evitar la automatización del personal.
• No deben ser demasiado rígidos.
• Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.
• La supervisión no debe ser muy rígida.
  

Reglas sobre los procedimientos

1ª. Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito y, de preferencia, gráficamente.
2da. Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la súper especialización (exceso).
3a. Regla. Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos.

Agustín Reyes Ponce: Procedimientos son aquellos planes que señalan la secuen­cia cronológica más eficiente para obtener los mejores resul­tados en cada función concreta de una empresa.

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos, en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se forman en los altos niveles.

Es característica de los procedimientos, que, en muchas ocasiones, pasan por distintos departamentos, que se hallan bajo distintas autoridades.

Los procedimientos tienden a: formar "rutinas", de activi­dades que, de otra manera, requerirían estudio, discusión, etc., en cada caso.

Todo procedimiento es por tal motivo, un "gasto de tiempo", quizá aparatoso, de momento; más sirve para lograr un ahorro permanente en el futuro.

La. Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia, gráficamente.

2a. Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la su perespecialización (exceso).

3a. Regla. Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos.

Munch Galindo y García Martínez: Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

No indica la manera de realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.

Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.

Tanto los procedimientos como los métodos están íntimamente relacionados, ya que los primeros determinan el orden cronológico que se debe seguir en una serie de actividades, y los segundos indican como efectuar dichas actividades, por tanto, los métodos son parte de los procedimientos.

Importancia

· Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
· Promueven la eficiencia y especialización.
· Delimitan responsabilidades y evitan duplicidad.
· Determinan como deben ejecutarse las actividades y también cuando y quién deben realizarlas.
· Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

PROGRAMAS

PROGRAMAS

Agustín Reyes Ponce: Los programas son aquellos planes en los que no solamen­te se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino prin­cipalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.

Los programas se caracterizan por la fijación del tiempo requerido para cada, una de-sus partes.

Los programas para toda la empresa son siempre gene­rales, encanto que los de producción, serán particulares en relación con los de toda la empresa.

Los programas pueden ser también a corto y a largo plazo. Suelen considerarse a corto plazo, hasta un año. Los que exceden de un año suelen considerarse como programas a largo plazo.

la. Regla. Todo programa debe, ante todo, contar con la aprobación de la suprema autoridad administrativa para apli­carse, y con su completo apoyo para lograr su pleno éxito.

Para obtener la aprobación de la gerencia es necesario
a) Presentar los programas con "todos sus detalles”.
b) Presentarlos como una inversión.
c) Fijar un tiempo mínimo para que produzcan resulta­dos

2a. Regla. Debe hacerse siempre "la venta" o convencimien­to a los jefes de línea que habrán de aplicarlos.

3a. Regla. Debe estudiarse el "momento" más oportuno para iniciar la operación de un programa nuevo.

Munch Galindo y García Martínez: Un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.
2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente, y por último, que actividades deben efectuarse posteriormente.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.

La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt. Su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera.

El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de inicio y terminación de cada actividad.

Clasificación

1) Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad.
2) Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad.

En síntesis, los programas, ya sean tácticos y operativos, son parte de una estructura compleja y por lo tanto es necesario que se den a conocer y que se informen cada una de sus partes, ya que determinados programas se subordinan y afectan a otros, y todos se interrelacionan con el plan general de la organización.

Importancia

· Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
· Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
· Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.
· Determinan los recursos que se necesitan.
· Disminuyen los costos.
· Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.
· Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.
· Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
· Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Lineamientos para elaborar un programa

· Deben participar en su formulación, tanto el responsable del programa como aquellos que intervendrán en la ejecución.
· La determinación de los recursos y el período para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
· La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en él.
· Debe ser factible.
· Evitar que los programas se interpongan entre si.
· Deben establecerse por escrito, graficarse, y ser precisos y de fácil comprensión.
· El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; así mismo, debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.

PREMISAS

PREMISAS

Munch Galindo y García Martínez: Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Literalmente, una premisa quiere decir una proposición que se establece antes, como suposición introductoria o implícita.

Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.
Las premisas, de acuerdo con su naturaleza, pueden ser:

Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.

Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear:

Las premisas externas pueden ser:

A. De carácter político

· Estabilidad política del país.
· Sistema de gobierno.
· Intervención estatal en los negocios.
· Restricciones a la importación y exportación.
· Relaciones internacionales.

B. De carácter legal

a) Tendencias fiscales:
· Impuestos sobre ciertos artículos o productos.
· Forma de pago de impuestos.
· Exenciones de impuestos.
· Impuestos sobre utilidades.

b) Tendencias en la legislación:
· Laboral.
· Mejoramiento del ambiente.
· Descentralización de empresas en las zonas urbanas.

C. Económicas
· Deuda pública.
· Fenómenos inflacionarios.
· Nivel de salarios.
· Nivel de precios.
· Poder adquisitivo de la población.
· Ingreso per cápita.
· Renta nacional.
· Producto nacional bruto.
· Inversión extranjera.

D. Sociales
· Crecimiento y distribución demográfica.
· Movilidad de la población.
· Empleo y desempleo.
· Nuevas construcciones y obras públicas.
· Alfabetización.
· Sistemas de salubridad e higiene.

E. Técnicas
· Rapidez de los avances tecnológicos.
· Cambios en los sistemas.

F. Otros factores
· Competencia.
· Posición en el mercado.
· Políticas de operación.
· Cambios en la demanda.
· Maquinaria y equipo disponibles.
· Productividad e ingreso nacional.
· Distribución del ingreso.
· Fuentes de financiamiento.
· Transporte.
· Comportamiento de los consumidores.
· Programas de investigación, etc.

Importancia

· Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
· Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
· Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.
· Determinan los recursos que se necesitan.
· Disminuyen los costos.
· Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.
· Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.
· Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
· Evitan la duplicidad de esfuerzos.
Lineamientos para elaborar un programa
· Deben participar en su formulación, tanto el responsable del programa como aquellos que intervendrán en la ejecución.
· La determinación de los recursos y el período para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
· La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en él.
· Debe ser factible.
· Evitar que los programas se interpongan entre si.
· Deben establecerse por escrito, graficarse, y ser precisos y de fácil comprensión.
· El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; así mismo, debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.